Hjálpargögn

Hér má finna ýmis hjálpargögn, fræðsluefni, gátlista og fleira sem umsækjendur og aðrir geta nýtt sér. Nýju efni er bætt við eftir því sem kostur er og eru allar ábendingar vel þegnar. Bent er á að sumt af efninu er háð höfundarrétti og geta skal heimilda þar sem við á.

Í samræmi við það markmið Vakans, að efla gæði, öryggi og umhverfisvitund í ferðaþjónustu á Íslandi, eru hjálpargögnin opin öllum.

Gerð öryggisáætlunar fyrir gististað

Í ferðaþjónustu er mikilvægt að öryggismálin séu í góðu lagi og því er gerð öryggisáætlana fyrir alla starfsemi og þjónustu nauðsynleg.

Öryggisáætlun samanstendur af fjórum þáttum: Áhættumati, skráðum verklagsreglum, viðbragðsáætlun og atvikaskýrslu. 

Áhættumat

Markmiðið með áhættumati er að fá betri skilning á áhættum sem varða starfsemina, hvaða atburðir geta haft alvarlegar afleiðingar, greina alvarleika og líkur og að lokum meta hvort niðurstaðan (áhættan) er innan þeirra marka sem telst viðunandi.

Við gerð áhættumats er mikilvægt að hafa þekkingu á þeim aðferðum sem beitt er, þekkingu á viðskiptavinunum, þekkingu á þjónustunni sem veitt er á staðnum og þekkingu á þeim hættum sem eru og geta verið til staðar.

Til að greina áhættur er nauðsynlegt að fara kerfisbundið yfir gististaðinn varðandi umhverfi, húsnæði og veitta þjónustu og skoða hvaða slys (óhöpp) geta mögulega átt sér stað.

Hér að neðan er annarsvegar að finna áhættumatseyðublað og svo hinsvegar útfyllt dæmi  sem hægt er að  nýta við gerð áhættumats.  Mikilvægt er að rýna vel í aðstæður á hverjum stað fyrir sig, taka út og bæta við atriðum (hættum) eftir þörfum.

Þegar búið er að skrá áhættuna skal meta líkur og alvarleika og lýsa stýringum. Ef engar ráðstafanir hafa verið settar fram til að minnka líkur á að óhöpp/slys eigi sér stað skal færa slíkt í aðgerðaáætlun. Nauðsynlegt er að fylgja aðgerðum eftir og tímasetja lok svo tilætluðum árangri sé náð. Endurskoða þarf áhættumat árlega og setja ábyrgðarmann á verkið. Oftar en ekki er það sá sem er ábyrgur fyrir gæða-og öryggismálum fyrirtækisins.

Áhættumat -  eyðublað: Áhættuskrá og aðgerðir

Dæmi um útfyllt áhættumat fyrir gististað

Verklagsreglur

Verklagsreglur byggja á áhættumati, þær virka til forvarnar og er ætlað að draga úr líkum á óhöppum auk þess sem þær eru mikilvægt tæki til gæðastýringar. 

Verklagsreglur fyrir gististað (dæmi sem gott er að hafa til hliðsjónar)

Viðbragðsáætlanir

Viðbragðsáætlanir segja til um hvaða ferli fer í gang ef eitthvað fer úrskeiðis. Mikilvægt er að þær séu skýrar og viðeigandi. Eftirfarandi dæmi má hafa til hliðsjónar við gerð viðbragðsáætlana (í einhverjum tilfellum má nýta þau óbreytt).

Atvikaskýrslur

Mikilvægt er að skrá öll slys og óhöpp og nýta skráningarnar til að rýna verklag og endurskoða öryggisáætlanir. 

Atvikaskýrsla (eyðublað til útfyllingar) 

Námskeið og fræðsla fyrir starfsfólk veitinga- og gististaða

Í sértækum gæðaviðmiðum fyrir gistingu og veitingastaði er gerð krafa um að starfsfólk hafi sótt tiltekin námskeið. Þeir efnisþættir sem æskilegt er að fara yfir koma fram í gátlistunum hér að neðan en eðli og umfang starfseminnar ræður því hvað á við í hverju tilfelli og hversu djúpt er farið í einstaka þætti.

Menntun, námskeið og þjálfun starfsmanna á veitinga- og gististöðum

Yfirlit yfir menntun og þjálfun starfsfólks er vinnuveitendum dýrmætt til að fá yfirsýn yfir færni og þekkingu innanhúss og til að meta þörfina fyrir endurmenntun. Slíkt yfirlit auðveldar auk þess mat á því hvort kröfum Vakans um menntun og þjálfun er mætt. Ef um innanhússþjálfun er að ræða er mikilvægt að fyrir liggi upplýsingar um menntun og reynslu þess sem sér um hana ásamt efnistökum (sbr. námskeiðslýsingar hér að ofan).
Til eru tæknilausnir sem hjálpa til við að halda utan um menntun og þjálfun, t.d. eins og Learncove, en fyrir minni fyrirtæki má nota eyðublaðið hér við neðan. Bæta má við dálkum og breyta skjalinu eins og hentar í hverju tilfelli. 

Dæmi um nafnalista starfsmanna og yfirlit yfir menntun, námskeið og þjálfun

Nánar um menntun og þjálfun fyrir starfsfólk á veitinga- og gististöðum

Á leið til sjálfbærrar ferðaþjónustu - gátlisti

Fyrirtæki í vottunarferli þurfa að fylla gátlistann Á leið til sjálfbærrar ferðaþjónustu vandlega út, vista og senda til úttektarfyrirtækis. Hægt er að búa til aðgerðaráætlun á sviði umhverfis og sjálfbærni um leið og listinn er fylltur út með því að merkja í reitinn "færa í aðgerðaáætlun".

Gátlistanum er ætlað að gefa góða almenna mynd af því hvernig fyrirtæki stendur sig á sviði umhverfis- og sjálfbærnimála og til gefa hugmyndir um aðgerðir og verkefni og auðvelda markmiðasetningu. Mikilvægt er að vinna markvisst áfram með gátlistann til þess að halda áfram á leiðinni til sjálfbærrar ferðaþjónustu með því að setja sér ný markmið og aðgerðir.

Gátlistann þarf að yfirfara að lágmarki árlega og endurmeta frammistöðu fyrirtækisins á sviði sjálfbærni

Opna gátlista

Áætlun um öryggi og heilbrigði á vinnustað

Samkvæmt vinnuverndarlögum nr. 46/1980 ber öllum fyrirtækjum að gera áætlun um öryggi og heilbrigði á vinnustað. Þar ber fyrst að telja áhættumat en á vefsíðu Vinnueftirlitsins kemur fram að eftirfarandi þættir skulu skoðaðir:

  • Efni og notkun hættulegra efna á vinnustað.
  • Félagslegir og andlegir vinnuverndarþættir (samskipti, upplýsingaflæði, tímaþröng, einelti o.s.frv.).
  • Álag á hreyfi- og stoðkerfi.
  • Umhverfisþættir (hávaði, lýsing og birtuskilyrði, hiti, kuldi, titringur, dragsúgur, smitleiðir o.fl.).
  • Vélar og tæki.

Á vef Vinnueftirlitsins er að finna margvísleg hjálpar-/fræðslugögn og leiðbeiningar. Sérstaklega er bent á vinnuumhverfisvísa, áhættumat fyrir lítil fyrirtæki og rafræna tækið OiRA til gerðar áhættumats fyrir veitingahús, mötuneyti og skrifstofur.  Auk þess má finna leiðbeinandi rit um forvarnir gegn og viðbrögð við einelti, áreitni og ofbeldi á vinnustöðum. Hér má t.d. nálgast rit ætluð stjórnendum og starfsfólki.

Nánari upplýsingar um öryggismál og gerð áætlunar um öryggi og heilbrigði á vinnustað má nálgast hér.

Alvarleg slys á starfsmönnum (frá vinnu í einn dag auk slysadagsins) ber að tilkynna Vinnueftirlitinu innan viku frá slysinu sbr. lög nr. 46/1980.

Eyðublað: Tilkynning um vinnuslys

Eldvarnir

Eigendum og  forsvarsmönnum fyrirtækja ber að tryggja að farið sé að lögum og reglum varðandi brunavarnir. Forsvarsmenn fyrirtækja eru hvattir til að sinna eigin eldvarnareftirliti reglulega. Þegar tekið er upp eigið eldvarnareftirlit er áríðandi að yfirfara eldvarnir og gera áætlun um úrbætur ef þess gerist þörf. 

Æskilegt er að leita ráða hjá eldvarnareftirliti eða öðrum sérhæfðum ráðgjöfum en Eldvarnarbandalagið hefur gefið út leiðbeiningar og gátlista vegna eigin eldvarnareftirlits.

Leiðbeiningar fyrir eigið eldvarnareftirlit

Gátlistar fyrir eigið eldvarnareftirlit

Leiðbeiningarit Vakans

Í eftirfarandi ritum er að finna umfjallanir, dæmi og leiðbeiningar sem nýst geta fyrirtækjum við innleiðingu gæðakerfis. Efnistök taka mið af gæðaviðmiðum Vakans.

Þjónusta við viðskiptavini 

Gæðaþjónusta, móttaka pantana, símsvörun, upplýsingagjöf, séróskir, kvartanir og ábendingar.

Aðstaða og aðbúnaður

Aðkoma og ásýnd, þrif, viðhald, og búnaður. Gátlistar og verklagsreglur. 

Mannauðsstefna, starfslýsingar, ráðningarsamningar, móttaka starfsmanna, starfsþjálfun, starfsþróun, starfsmannaviðtöl.

Stjórnun fyrirtækisins 

Fyrirtækjastefna, stefnumótun, áætlanagerð, ársreikningar, leyfisskyld starfsemi.

Mismunandi menningarheimar 

Siðir og venjur, trú, augnsamband, persónulegt rými o.fl.

 

Eyðublöð og leiðbeiningar vegna ráðningar starfsmanna

Athygli er vakin á því að Vakinn tekur ekki ábyrgð á þeim samningum sem aðilar gera sín á milli.

Rétt er að benda á að aðilar eiga ekki frjálst val um hvort greidd eru laun eða verktakagreiðslur fyrir unnin störf, staða aðila ræðst af eðli starfssambands. Sjá nánar á heimasíðu Ríkisskattstjóra.  
Séu aðilar í vafa um eðli starfssambands má leita aðstoðar Ríkisskattstjóra. 

Hér er að finna gögn og leiðbeiningar frá ASÍ um réttindi og skyldur starfsmanna og vinnuveitenda, frekari upplýsingar og leiðbeiningar má finna á heimasíðu ASÍ.

Áhugaverðir og gagnlegir tenglar

Chinavia - Hvernig tökum við á móti kínverskum ferðamönnum?

Kínverski markaðurinn er stærsti ferðamarkaður heims og kínverskum ferðamönnum sem ferðast um heim allan fjölgar ört. Kínverskum ferðamönnum hefur einnig fjölgað hér á Íslandi og margt bendir til að sú aukning haldi áfram.  Þessir gestir eru um margt ólíkir öðrum ferðamönnum og þarfir þeirra eru í mörgum tilfellum öðruvísi. Því er mikilvægt að vera búin að undirbúa sig sem best.

Chinavia er samstarfsverkefni nokkurra borga og svæða á Norðurlöndum og er leitt af Wonderful Copenhagen. Á vefsíðu Chinavia má finna margvíslegt efni sem nýtist vel ferðaþjónustuaðilum, verslunum og öðrum sem veita kínverskum ferðamönnum þjónustu:

  • Stutt netnámskeið
  • Leiðbeiningar og skilti á kínversku
  • Matarvenjur og uppskriftir
  • Hvað er gott að hafa í huga í samskiptum við kínverska ferðamenn
  • Upplýsingar um gagnleg smáforrit

Fara á vefsíðu Chinavia.